Missions Locales Centre (fin) : utiliser le thésaurus

                

Ce thésaurus permet plusieurs niveaux d'utilisation, du simple classement des documents à la recherche bibliographique dans les fonds documentaires du réseau, en passant par l'indexation des documents.

Coter pour classer

Classer des documents sera possible par le marquage systématique de chaque document d'un symbole indiquant la place qu'occupe le document dans le système de rangement adopté. Ce symbole, c'est la cote.

Dans un premier temps...

Dans un premier temps, la cote pourra être constituée d'un nombre à deux chiffres suivi d'un suffixe littéral à trois caractères.

Le nombre à deux chiffres identifie le descripteur choisi pour caractériser le document, de 00 à 99. Il s'agit de pratiquer ici le jeu du descripteur unique : un document n'a droit qu'à un seul descripteur. Ce jeu est facile dans certains cas, comme pour l'ouvrage de Gérard Mlékuz cité en avant-propos [Les missions locales pour l'insertion professionnelle des jeunes, Lille : ustl-cueep, octobre 1985, 107 p. (les cahiers d'études du cueep; 4)] dont le titre renvoie sans ambiguïté au descripteur mission locale : le nombre à deux chiffres qui ouvre la cote de cet ouvrage sera donc 21. Il en sera de même pour tous les documents qui parlent de mission(s) locale(s), comme l'ouvrage de Pierre Verharne, Missions locales du Nord-Pas de Calais 1982-1995. Arrêts sur images, [s.l.] : [s.n.], juin 1995, 130 p.

Les trois lettres qui suivent ont deux types de signification possibles selon que l'auteur du document est un auteur "physique" ou un auteur "institutionnel". Dans le premier cas, les trois lettres sont tout simplement les trois premières lettres du nom de l'auteur du document. Ainsi l'ouvrage de Gérard Mlékuz déjà cité sera coté 21MLE, et celui de Pierre Verharne 21VER.

Dans le cas d'un auteur institutionnel, il convient de se mettre d'accord tout de suite sur une nomenclature de base :

CRP

document d'origine Communauté Européenne (tout document, qu'il émane d'instances politiques ou techniques)  

DPT

document d'origine Conseil Général (y compris document à caractère technique, émanant des services)  

MNC

document d'origine municipale ou intercommunale (y compris document à caractère technique, émanant des services)  

PRD

document d'origine Préfecture de Département (et services déconcentrés)  

PRR

document d'origine Préfecture de Région (et services déconcentrés)  

RGN

document d'origine Conseil Régional (y compris document à caractère technique, émanant des services)  

TXT

document à caractère réglementaire, juridique ou conventionnel (en général, issu d'organes ministériels ou interministériels) 

Ainsi l'accord-cadre national entre l'ONISEP et la DIJ du 18 juillet 1994 sera coté 16TXT, de même que la note d'orientation entre la DJVA et la DIJ sur le rapprochement du réseau d'information jeunesse et le réseau d'accueil des ML et PAIO du 15 février 1995. Tout document concernant ce que le thésaurus appelle le réseau information et émanant d'organes ministériels ou interministériels portera cette cote.

Pour plus de finesse...

Pour plus de finesse, pour une précision maximale, on pourra compléter le système "deux chiffres + trois lettres" d'une indication temporelle, d'une façon tout à fait classique quand il s'agit de permettre un classement chronologique : deux chiffres pour l'année, deux chiffres pour le mois, deux chiffres pour le jour. Bien sûr ce complément sera construit en fonction des données disponibles sur le document : là où les textes officiels portent une date complète, les ouvrages se contentent très souvent d'une indication d'année d'édition, rarement complétée par l'indication du mois.

Ainsi l'accord-cadre national entre l'ONISEP et la DIJ du 18 juillet 1994 sera coté 16TXT940718, ce qui permettra de la distinguer de la note d'orientation entre la DJVA et la DIJ sur le rapprochement du réseau d'information jeunesse et le réseau d'accueil des ML et PAIO du 15 février 1995, cotée 16TXT950215. Pour ces textes, la date complète fait partie du titre du document et il suffit de rétablir l'ordre année/ mois/jour.

Par contre, l'ouvrage de Gérard Mlékuz verra sa cote complétée sous une forme plus réduite (21MLE8510 et 21VER9506 pour celui de Pierre Verharne). Pour ces documents, l'indication année/mois est lisible sur la page de couverture.

21MLE8510, parce que c'est un numéro de "périodique" (à savoir le numéro 4 des Cahiers d'études du cueep) et que les numéros de périodique portent généralement une précision de type année/mois ;

21VER9506, parce que c'est ce qu'on appelle de la littérature grise (c'est-à-dire littérature non systématiquement diffusée en librairies, comme rapports de recherche, mémoires et thèses universitaires, textes d'orientation politique, etc.) et que ce type de littérature porte généralement lui aussi une précision de type année/mois.

Enfin, pour un ouvrage comme Guy Roustang, L'emploi : un choix de société, Paris: Syros, 1987, 144 p. (Alternatives économiques), la cote "complète" sera réduite à 46ROU87 (46... pour politique emploi, ...ROU... pour Roustang et ...87 pour 1987). Cette cote est complète, au sens où le document n'apporte aucune précision supplémentaire qui permette de le dater plus finement. En règle générale concernant les ouvrages publiés chez les éditeurs et diffusés en librairies, seule l'année d'édition est indiquée. Il suffit de repérer le copyright qui se trouve d'habitude au verso de la page de titre (en bas), et de reproduire la mention de lieu d'édition, de nom d'éditeur et d'année d'édition (c'est-à-dire ce que les documentalistes appellent l'"adresse") qui y suivent le symbole © - ce dernier authentifiant l'information.

Le plan de classement

Les documents ainsi cotés trouveront tout naturellement leur place, chacun la sienne, dans un plan de classement cohérent avec la logique du thésaurus (dans l'ordre numérique des descripteurs).

Indexer pour connaître

Classer n'est pas connaître. Le jeu du descripteur unique n'a été pratiqué ici que pour classer. Le problème, c'est qu'un document n'est que rarement monothématique : l'analyse documentaire attribue généralement plusieurs descripteurs à un document. Ainsi pour savoir ce dont parle l'ouvrage de Pierre Verharne, il conviendra de mobiliser un certain nombre de descripteurs (mission locale, certes, mais aussi territoire, situation emploi, formation, réseau accueil jeunes, parcours formation, etc.) qui renvoient à autant de thèmes traités par l'ouvrage.

L'activité documentaire se complexifie donc : le jeu du descripteur unique est dépassé par l'indexation et devient jeu du descripteur principal. Si classer n'est pas connaître, il est clair que pour classer il convient de comprendre le document : parmi les descripteurs attribués, la pratique de classement va devoir choisir celui qui caractérise le document dans sa globalité ou plutôt dans sa pertinence.

La pertinence d'un document, c'est son intérêt (pour l'action) dans le cadre d'une activité déterminée. La caractérisation globale d'un document n'existe pas en soi, n'est pas donnée une fois pour toutes (sauf peut-être ce qui s'écrit dans la référence bibliographique minimale ; mais de toute façon pas la caractérisation issue de l'analyse documentaire). Il n'y a pas d'analyse documentaire "objective" et définitive. Le même document a toutes chances d'être indexé différemment selon les caractéristiques de l'instance documentaire qui indexe. L'ouvrage de Pierre Verharne n'aura pas le même appareil de descripteurs dans le service documentation du CHR de Lille et dans l'un des six Centres de Ressources Documentaires de l'IUFM d'Orléans-Tours. Bref, la connaissance est toujours située dans l'horizon d'une activité, voire dans la perspective d'une action.

Le travail - dont le présent document veut être une étape - ne consisterait-il pas précisément à construire des outils documentaires de connaissance qui seraient d'emblée dans un horizon commun aux agents PAIO-ML, mais aussi d'installer des pratiques documentaires dans une perspective collective ?

   

Rechercher pour agir

C'est bien l'activité "accueil/insertion jeunes" qui légitime et finalise toute action entreprise dans une ML ou une PAIO. Et il n'y a pas de raison pour que la pratique documentaire échappe à cette vérité pratique. Cette dernière s'exprimera dans toute sa force au moment de la "recherche documentaire pour l'action". 

Imaginons que la fonction documentaire dans une structure d'accueil a produit un catalogue informatisé de son fonds. Imaginons aussi que, dans cette structure, un nouveau partenariat s'instruise, qu'un nouveau plan d'action se dessine. Il suffira alors au professionnel en charge du dossier de dégager les descripteurs correspondant à la problématique de cette nouvelle action (c'est-à-dire traduise le langage professionnel en langage documentaire) pour entamer une recherche sur le fonds documentaire de sa structure. Il aura ainsi à sa disposition un ensemble de documents dont la lecture lui permettra de ne pas partir vers l'inconnu, mais d'engager une action innovante en appui sur une connaissance (compte rendu d'expériences similaires, réflexion sur la problématique en question, etc.). Je n'insiste pas. Ici la fonction documentaire atteindra son but : outiller l'action.

Un outil ouvert

Langage documentaire, un thésaurus est d'abord un outil, un outil pour l'action. Le présent thésaurus est un outil ouvert : ouvert parce qu'expérimental, ouvert ensuite parce que continuellement perfectible, ouvert enfin parce que permettant des prolongements techniques presque illimités.

Un thésaurus expérimental

Le thésaurus, dans son état actuel, demande à être validé par les professionnels de l'accueil/insertion des jeunes de la région Centre.

Il est expérimental, son élaboration (structuration et choix des descripteurs) reposant sur des hypothèses de travail qu'il reste à confirmer ou infirmer. D'autre part, il y a sûrement des synonymes à intégrer, des associations supplémentaires à introduire ainsi que des notes d'application à ajouter.

Cette lourde tâche, à l'ordre du jour des rencontres de juin et septembre 1997, devrait aboutir à une première stabilisation du thésaurus.

Dispositif de mise à jour du thésaurus 

Mais, dans la mesure où tout d'abord un thésaurus (n') est (qu') un outil au service de l'activité, et où ensuite l'activité n'est pas définie une fois pour toutes dans ses détails, la "mise à jour" du thésaurus apparaît comme une nécessité. Elle peut s'effectuer sous deux modes complémentaires : travail sur les synonymes et travail sur les descripteurs.

Actualiser le système de synonymie

Actualiser le système de synonymie dans un thésaurus, c'est aménager autant de passerelles qu'il convient entre langage dit naturel (langage dans l'action, langage professionnel, langage sectoriel, etc.) et langage documentaire. Si ce dernier rend bien compte de la logique d'action des professionnels, l'évolution (inévitable ?) du langage professionnel ne remettra pas forcément en cause la structure du langage documentaire. Il pourra suffire d'indiquer les liens entre les nouveaux termes du langage professionnel et les termes du langage documentaire.

Modifier les descripteurs

Il faut en effet éviter de modifier les termes du langage documentaire. Tant qu'il est possible d'actualiser par des synonymes, c'est-à-dire par des non-descripteurs, aucun problème ne se pose. La démarche est celle qu'indique le paragraphe précédent.

Par contre, il est possible qu'au fil du temps un descripteur se vide de toute référence à l'activité professionnelle, ou que cette référence s'altère significativement. Dans ce cas, et dans ce cas seulement, il s'avérera nécessaire de modifier, à cet endroit précis, le langage documentaire - mais en prenant garde que cette modification n'altère pas le "système" descriptif que constitue le thésaurus. En présence d'une telle altération, c'est l'ensemble du thésaurus qui doit retrouver un équilibre, c'est l'ensemble du thésaurus qu'il faut repenser...

Vers un collectif documentaire

Les modalités d'actualisation synonymique et de modification descriptive répondent à la philosophie globale du thésaurus. Autant dire qu'elles participent nécessairement des prérogatives des utilisateurs, les professionnels de l'accueil/insertion des jeunes.

D'où l'idée simple de la nécessité de la constitution d'un collectif documentaire du réseau d'accueil/insertion jeunes (de la Région Centre, à moins que l'ensemble du réseau national ne s'approprie cet outil) chargé notamment de ce travail d'actualisation synonymique et de modification descriptive. Reste qu'ici l'aide de documentaliste(s) professionnel(s) s'avérera très utile.

Ce collectif devra travailler à la mise à jour du thésaurus, mais en prenant de nombreuses précautions, étant donné l'ampleur du travail et des répercussions de ce travail sur les pratiques documentaires qu'il étaye. La suppression d'un synonyme - et à plus forte raison la modification d'un descripteur - devra être mûrement pensée avant d'être décidée. En effet, un fonds documentaire n'est pas seulement lié à l'activité présente des professionnels. Il conserve aussi la mémoire de l'activité passée.

C'est l'historicité des outils documentaires qui est ici visible : non seulement tout outil documentaire porte trace de ses conditions sociales et historiques d'élaboration (ce qui légitime la nécessité de mise à jour), mais encore tout outil documentaire est utile à la mémoire (ce qui légitime la prudence dans la mise à jour)...

Catalogage informatique des fonds documentaires

L'indexation, comme structuration de la recherche documentaire, n'a véritablement de portée que dans le cadre d'une informatisation du catalogue.
Imaginons donc les PAIO et ML dotées d'équipements ad hoc.

L'avantage de l'informatisation du catalogue (les documents ayant été indexés) vient de la capacité de combiner des descripteurs, grâce à ce qu'on appelle les trois opérateurs "booléens" (ET, OU, SAUF). Rechercher de l'information documentaire sur un catalogue informatisé, c'est élaborer l'"équation de recherche". Or pour élaborer une équation de recherche, il faut déjà avoir traduit les termes de la problématique professionnelle dans le langage documentaire, c'est-à-dire en descripteurs. Élaborer l'équation consistera à combiner les descripteurs choisis de façon à obtenir la réponse la plus pertinente à la question posée.
 

Région Centre et Lille, 1996/1997 

---